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Sicher gibt es eine ganze Menge vertrauliche Unterlagen, die im geschäftlichen oder privaten Verkehr nicht für Dritte bestimmt sind. Sitzungsprotokolle, Dokumente mit Niederschriften von Vereinbarungen, Verträge, interne Mitteilungen und Vertriebsunterlagen, die Marketingplanung, Zeitpläne, Flipchart-Blöcke, viele handschriftliche Notizen, etc. Auch wenn diese Daten oft nicht personalisiert sind, ist es aus Gründen der Vertraulichkeit oder Geheimhaltung sinnvoll, diese sicher zu vernichten.
Der Gesetzgeber schützt nur Personendaten - also die kleinere, aber wesentliche Basis der Daten, die Sie physisch (auf Papier) oder digital speichern. (Im engeren Sinne vertrauliche Daten.) Nach § 4 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) haften Sie für die ordnungsgemäße Vernichtung aller nicht mehr verwendeten, personenbezogenen Daten.
Selbstverständlich verlangt der gesetzliche Datenschutz, dass Sie auch die noch verwendeten, vertraulichen Daten vor unberechtigten Zugriffen schützen und Manipulationen vorbeugen, sowie eine Weitergabe unterbinden. Geschäftsunterlagen, wie Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Krankschreibungen, Bestellungen und Aufträge stehen dabei im unmittelbaren Blickfeld des Datenschutzes. Und nicht zuletzt: digitale Datenbanken (z.B. CRM-System) und die zunehmende Flut an E-Mails, die oft gleichzeitig auf den Endgeräten verschiedener Mitarbeiter landen und ausgedruckt werden.
