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Alle am Geschäftsleben Teilnehmende (Gewerbetreibende) sind gesetzlich zur Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die Dauer der Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen richtet sich in der Regel nach Handelsrecht (Handelsgesetzbuch, HGB) und Steuerrecht (Abgabenordnung, AO). Spezielle Normen oder Sonderregelungen für einzelne Branchen, wie z.b. im Falle der Produkthaftpflicht oder der Pflichten bei technischen Dokumentationen, bleiben hier außer Betrachtung.
Vereinfacht kann man sagen, dass die Aufbewahrungspflicht Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ist. Wer nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet ist, hat bei diesen Geschäftsunterlagen auch die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Problematisch wird es bei der richtigen Zuordnung von Geschäftsunterlagen, denn diese entscheidet, ob eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren gilt oder überhaupt keine.
Gemeint sind hier Handelsbücher und Aufzeichnungen, wie Grundbuch, Hauptbücher und Nebenbücher, in denen sämtliche Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden. In der Buchführung kommen hierzu verschiedene Grundbücher je nach Bereich zum Einsatz: Kassenbuch, Wareneingangsbuch oder Sachkontenjournal.
Für diese Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Inventare sind als Ergebnis der Inventur auch von der Aufbewahrungspflicht erfasst. Das Bestandsverzeichnis erfasst stichtagsbezogen alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten nach Art, Menge und Wert.
Die Aufbewahrungsfrist für Inventare, Inventuranweisungen und Verfahrensbeschreibungen beträgt 10 Jahre.
Hierunter fällt jeglicher Schriftverkehr, welcher der Anbahnung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Sofern Korrespondenz nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (erfolglose Angebote), gilt keine Aufbewahrungspflicht. Der gesamte unternehmensinterne Schriftverkehr und werbende Nachrichten (Broschüren, Zeitungsanzeigen, Postwurfsendungen) gelten nicht als Geschäftsbrief.
Bei Geschäftsbriefen und Handelsbriefen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Bitte lesen Sie auch unsere Informationen zur Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen.
